Política para el tratamiento y Protección de datos

 

Objetivo

Esta Política define los lineamientos generales para la protección y tratamiento de los datos personales por parte de Comercializadora Santander S.A.S., como Responsable de los datos y por aquellos que sean designados como encargados del tratamiento de los mismos, teniendo en cuenta lo preceptuado en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones para la Protección de Datos Personales”, y Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012”. Las normas antes citadas, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Alcance

La presente política aplica al tratamiento de Datos Personales de nuestros proveedores, empleados, contratistas y clientes.

Política

La presente Política rige a partir del 13 de octubre de 2016 y se entiende vigente durante todo el término de la relación existente entre el titular y Comercializadora Santander S.A.S., por tanto, se rige por las leyes de la República de Colombia. La vigencia de las bases de datos asociadas a esta Política será el tiempo razonable y necesario para cumplir las necesidades del Tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013. Comercializadora Santander S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento y a su total discreción. Sin embargo, en caso de modificarse sustancialmente su contenido, Comercializadora Santander S.A.S., le comunicará esta situación a la dirección electrónica de contacto del Titular.

Responsables del Tratamiento

Comercializadora Santander S.A.S. (distribuidora de la marca Home elements) es el Responsable del Tratamiento de la información y ha dispuesto para los titulares la presente Política, que se encuentra publicada en la página www.homeelementsweb.com.
Comercializadora Santander S.A.S. se encuentra domiciliada en la Calle 31 N° 13 A-51 Oficina 341, Bogotá D.C. y ha asignado como responsable de la atención a peticiones, quejas o reclamos relacionadas con el tratamiento y protección de datos, al area de servicio al cliente con quien el Titular puede contactar a través de los siguientes canales de comunicación: Correo electrónico: [email protected] Línea de atención al cliente a nivel nacional: 018000-116-028 en horario de lunes a viernes de 8:00 a.m- 5:00 pm o sábados de 8:00 a.m-12:00 m.

¿Con qué fin se utiliza la información?

Comercializadora Santander S.A.S. utiliza la información, principalmente para fines comunicativos, así como para:

En cuanto a Proveedores y Contratistas:

  • Realización de pedidos y pagos a proveedores y reportar información tributaria referente a las compras –Frente a sus   proveedores-.
  • Evaluación de Selección y Evaluación Periódica de los productos y servicio ofrecido por los proveedores y  contratistas.
  • Para consultas y reportes en bases de datos y centrales de  riesgo.

En cuanto a empleados

  • Elaborar contratos de trabajos, generar pagos laborales y reportar información tributaria –frente a sus empleados-.
  • Realizar encuestas a empleados.
  • Lectura de información biométrica.
  • Para solicitud de referencias laborales y personales

En cuanto a clientes

  • Para el desarrollo de actividades comerciales, transaccionales y despacho de pedidos.
  • Para hacer contacto en caso de quejas, reclamos o sugerencias sobre el servicio de Comercializadora Santander S.A.S., así como para
  • Informarle al cliente cualquier cambio en los productos o servicios ofrecidos.
  • Ofrecer o Informarle al cliente nuevos productos o  servicios.
  • Evaluar la calidad del servicio ofrecido al cliente, lo cual se hará a través de encuestas de satisfacción al cliente.
  • Informarle al cliente sobre eventos, promociones, descuentos y novedades del servicio.
  • Para consultas y reportes en bases de datos y centrales de riesgo.
  • Para solicitud de referencias comerciales.
  • Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
  • Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el Titular y Comercializadora Santander  S.A.S.

Visitantes al Centro de Distribución

  • Lectura de información biométrica.

En términos generales

  • Para fines estadísticos

 

Autorización y aviso de privacidad

Conforme con el artículo 9 de la ley 1581 de 2012, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Comercializadora Santander S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo y expreso del titular de los mismos. Comercializadora Santander S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del titular o de quien se encuentre legitimado, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. En el evento en el que Comercializadora Santander S.A.S. no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad relacionado en el presente documento (política 9.8) , cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Terceros

Comercializadora Santander S.A.S. puede compartir los datos del Titular a terceros como solicitud de apoyo en cualquiera de las funciones mencionadas en nuestra Política de Privacidad. Por ejemplo,utilizar a terceros para la entrega de productos, promoción de productos, recaudar pagos o tercerizar los sistemas de servicio al cliente y de gestión del talento humano. Podemos intercambiar información con terceros a efectos de protección contra el fraude y la reducción de riesgo de crédito. Los terceros se comprometen a mantener las políticas de privacidad del presente documento para el manejo de sus datos.

Forma y mecanismos para otorgar la autorización

Los mecanismos podrán ser determinados a través de medios técnicos o tecnológicos que faciliten al titular su manifestación automatizada. La autorización puede constar en forma oral, un documento físico, electrónico o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La autorización será emitida por Comercializadora Santander S.A.S. y será puesto a disposición del titular previo, al tratamiento de sus datos personales de conformidad con lo que establecen la Ley 1581 de 2012. Con el procedimiento de autorización consentida, se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, así como que cuenta con la posibilidad de conocer cualquier modificación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular sobre:

  • Quién recopila (responsable encargado)
  • Qué recopila (datos personales que se recaudan)
  • Para que se recopilan los datos (Finalidad del tratamiento)
  • Como ejercer los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados

En este mismo sentido, el Titular otorga su consentimiento expreso para que Comercializadora Santander S.A.S., transfiera y/o transmita sus Datos Personales o permita el acceso a éstos, a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, incluso a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de Datos Personales. En caso que, Comercializadora Santander S.A.S., llegare a solicitarle datos personales sensibles tales como origen racial o étnico, orientación política, religión, datos biométricos, entre otros., la respuesta del usuario será facultativa.
A continuación se mencionan los diferentes mecanismos de autorización definidos en Comercializadora Santander S.A.S., de acuerdo a la relación que el Titular tenga con la empresa:

Titular: Cliente – Mecanismo de autorización: Firma Formatos: Solicitud de crédito y Conocimiento Cliente de Contado

Titular: Cliente Online – Mecanismo de autorización: Aceptación de términos y condiciones en la página web

Titular: Proveedor – Mecanismo de autorización: Firma Formato: Registro de Proveedores y otros terceros

Titular: Contratista –Mecanismo de autorización:Firma de contrato de mandato

Titular: Empleado – Mecanismo de autorización:Firma de contrato de trabajo

Prueba de la autorización

Comercializadora Santander S.A.S., adoptará las medidas necesarias para mantener y conservar registros técnicos o tecnológicos idóneos de cuando y como se obtuvo la autorización otorgada por los titulares.

Aviso de privacidad

Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato el cual Comercializadora Santander S.A.S. informa al titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas de manera oportuna y las características del tratamiento que se le pretende dar a los datos personales.

Aviso de Privacidad y Autorización expresa para el tratamiento de datos personales A NIVEL COMPAÑÍA

Para Comercializadora Santander S.A.S. lo más importante son nuestros clientes, empleados, proveedores y contratistas, por ello aplicamos lineamientos, políticas, procedimientos y programas de privacidad que protegen sus datos personales, mediante el uso y mantenimiento de medidas de seguridad técnica y física, a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a los mismos, de conformidad con lo definido en la ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 y la política de protección de datos de Comercializadora Santander S.A.S.

Por este motivo, le informamos que en cumplimiento de nuestra política de protección de datos personales, los datos personales que usted suministre en virtud de los servicios que solicite o contratos que celebre con Comercializadora Santander S.A.S., serán tratados con seguridad, dentro de los principios de protección definidos en la ley 1581 de 2012 y en desarrollo de nuestro objeto social.

El responsable del tratamiento de sus datos personales es Comercializadora Santander S.A.S., quién los recogerá y tratará para los fines mencionados a continuación dependiendo de la relación que usted tenga con la compañía:

En cuanto a Proveedores y Contratistas:

  • Realización de pedidos y pagos a proveedores y reportar información tributaria referente a las compras –Frente a sus   proveedores-.
  • Evaluación de Selección y Evaluación Periódica de los productos y servicio ofrecido por los proveedores y  contratistas.
  • Para consultas y reportes en bases de datos y centrales de  riesgo.

En cuanto a empleados

  • Elaborar contratos de trabajos, generar pagos laborales y reportar información tributaria –frente a sus empleados-.
  • Realizar encuestas a empleados.
  • Lectura de información biométrica.
  • Para solicitud de referencias laborales y personales

En cuanto a clientes

  • Para el desarrollo de actividades comerciales, transaccionales y despacho de pedidos.
  • Para hacer contacto en caso de quejas, reclamos o sugerencias sobre el servicio de Comercializadora Santander S.A.S., así como para
  • Informarle al cliente cualquier cambio en los productos o servicios ofrecidos.
  • Ofrecer o Informarle al cliente nuevos productos o  servicios.
  • Evaluar la calidad del servicio ofrecido al cliente, lo cual se hará a través de encuestas de satisfacción al cliente.
  • Informarle al cliente sobre eventos, promociones, descuentos y novedades del servicio.
  • Para consultas y reportes en bases de datos y centrales de riesgo.
  • Para solicitud de referencias comerciales.
  • Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
  • Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el Titular y Comercializadora Santander  S.A.S.

Visitantes al Centro de Distribución

  • Lectura de información biométrica.

En términos generales

  • Para fines estadísticos

En dichos supuestos, le informamos que Comercializadora Santander S.A.S. adoptará las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la política de protección de datos personales de la compañía, así como los principios establecidos en la ley. Usted, podrá limitar el uso o divulgación de sus datos personales, así como ejercer, cuando requiera, los derechos de acceso, rectificación, actualización, cancelación o supresión que la ley consagra comunicándose con nuestra área de Servicio al Cliente a la línea 01-8000-116-028 (en horario de lunes a viernes de 8:00 a.m- 5:00 pm o sábados de 8:00 a.m-12:00 m), a través de nuestro correo [email protected], o a través de nuestra página web www.homeelementsweb.com en el formulario de ‘Contáctenos’. Es de recordarle que el ejercicio de cualquiera de estos derechos no es un requisito indispensable para el ejercicio de otro derecho. El domicilio judicial de Comercializadora Santander S.A.S. es Calle 31 N° 13 A-51 Oficina 341, Bogotá D.C.. Cualquier modificación al presente aviso le será notificado a través de los medios que disponga Comercializadora Santander S.A.S. para tal fin.

Medidas de Seguridad

Comercializadora Santander S.A.S. adoptará las medidas necesarias (técnicas, humanas y administrativas) para otorgar seguridad a los registros, evitando su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Lo anterior acorde con el principio de seguridad consagrado en la ley 1581 de 2012.

Implementación de las medidas de seguridad

Comercializadora Santander S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

  •  Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.
  • Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012
  • Funciones y obligaciones del personal.
  • Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
  • Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
  • Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
  • Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado.
  • El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
  • El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

Los parámetros de seguridad de Comercializadora Santander S.A.S. se encuentran respaldados por las políticas de seguridad de la información, construidas bajo las mejores prácticas y estándares de seguridad existentes y dando cumplimiento a las regulaciones vigentes. Dichas políticas son de estricto cumplimiento por los funcionarios directos o indirectos que desempeñan alguna labor u actividad al interior de Comercializadora Santander S.A.S.

 ¿Cómo es recolectada y tratada la información?

La información y la autorización será recolectada, entre otros, por alguno de los siguientes medios: a. Cotizaciones; b. Facturas de Venta; c. Actividades de Mercadeo; d. Eventos; e. Contratos f. demás formatos específicos los cuales son entregados al titular de la información para ser diligenciados y entregados a Comercializadora Santander S.A.S. junto con la solicitud de Autorización; además de las anteriores formas, PARA CLIENTES DEL CANAL ONLINE, la información es también recolectada por medio del sitio web www.homeelementsweb.com, en el formato diseñado para tal fin junto con la solicitud de Autorización. Las bases de datos que Comercializadora Santander S.A.S. obtiene, no se venden, ni se alquilan a terceros y son mantenidas con la mayor privacidad posible. Toda la información se encuentra en los sistemas de información de la compañía, los cuales tienen acceso restringido con usuario y clave y administrador por el personal autorizado.

Derechos de los titulares

Los Titulares de los Datos Personales tendrán los derechos detallados a continuación, en concordancia con todo lo dispuesto en la

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Comercializadora Santander S.A.S., o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar a Comercializadora Santander S.A.S., prueba de esta autorización, si el titular la otorga, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
  • Ser informado por Comercializadora Santander S.A.S., previa solicitud suya, o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen,
  • Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de su dato si en su tratamiento no se respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento Comercializadora Santander S.A.S., ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable.
  • Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013. A través de nuestra área de Servicio al Cliente a la línea 01-8000-116-028 (en horario de lunes a viernes de 8:00 a.m- 5:00 pm o sábados de 8:00 a.m-12:00 m), a través de nuestro correo [email protected], o a través de nuestra página web www.homeelementsweb.com en el formulario de ‘Contáctenos”
  • Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
  • Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
  • Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de Comercializadora Santander S.A.S para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.
  • Conocer a la dependencia o persona facultada por Comercializadora Santander S.A.S frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

Cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de COMERCIALIZADORA SANTANDER o que se soliciten deberán ser autorizados expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto. De igual manera COMERCIALIZADORA SANTANDER, facilitará a los representantes legales de los menores, la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.

Deberes de la organización con el tratamiento de datos personales

Comercializadora Santander S.A.S tendrá presente en todo momento, que los datos personales son propiedad de los titulares y que sólo ellos pueden decidir sobre los mismos. Por ende sólo hará uso de ellos para aquellas finalidades en las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, Comercializadora Santander S.A.S se compromete a cumplir de manera permanente con los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Tomar las medidas orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Tomar las medidas para que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  •  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Responsable de la protección de Datos Personales en Comercializadora Santander S.A.S.

Comercializadora Santander S.A.S. ha designado al área de servicio al cliente como Responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La persona encargada de Servicio al Cliente tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política. Algunas de las funciones particulares del responsable de la Protección de Datos Personales son:

  • Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
  • Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

Procedimiento para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares
El Titular o sus causahabientes tienen derecho a presentar ante Comercializadora Santander S.A.S., consultas y/o reclamos, a través de cualquiera de los siguientes mecanismos de atención al usuario dispuestos por la compañía a nivel nacional:

  • Linea de atención al cliente 01-8000-116-028 (en horario de lunes a viernes de 8:00 a.m- 5:00 pm o sábados de 8:00
  • Correo electrónico [email protected]
  • Nuestra página web www.homeelementsweb.com en el formulario de ‘Contáctenos’

Consultas: como titular de datos personales, el cliente podrá consultar la información que repose en nuestras bases de datos. Las consultas deberán ser elevadas a través de los canales de comunicación enunciados y serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, conforme lo dispone la ley. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:

  • Al menos una (1) vez cada mes calendario.
  • Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información, que motiven nuevas consultas.

Derecho de acceso: todo titular en virtud del poder de disposición o decisión que tiene sobre la información que le compete, trae consigo el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento; el alcance, condiciones y generalidades de tal tratamiento. Es así como Comercializadora Santander S.A.S. garantizará al Titular su derecho de acceso de la siguiente manera:

  • Que el Titular pueda conocer la existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
  • Que el Titular tenga acceso a sus datos personales en poder del responsable del tratamiento, previa solicitud a través de los medios establecidos.
  • Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información, que motiven nuevas consultas.
  • Que el Titular conozca las condiciones esenciales del tratamiento, lo que implica para Comercializadora Santander S.A.S. el deber de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas las finalidades que justifican el tratamiento.

Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Comercializadora Santander S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Comercializadora Santander S.A.S., como mínimo con lo siguiente:

  • Nombre y número de identificación del peticionario.
  • Hechos en que se fundamenta la solicitud
  • Objeto de la petición.
  • Dirección de envío de correspondencia.
  • Aportar los documentos que pretenda hacer valer

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Los procedimientos de acceso, actualización, supresión y rectificación de datos personales y de revocatoria de la autorización deben darse a conocer o ser fácilmente accesibles a los titulares de la información.

Rectificación y actualización de datos: Comercializadora Santander S.A.S. está obligada a rectificar y actualizar a solicitud del Titular y/o su representante, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta.
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. Cada vez que Comercializadora Santander S.A.S. ponga a disposición una herramienta Nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informara a través de su página web o correo electrónico.

Supresión de datos: El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Comercializadora Santander S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Comercializadora Santander S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, Comercializadora Santander S.A.S. debe realizar operativamente la supresión.

Revocatoria de la información: Los titulares pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Comercializadora Santander S.A.S. deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Es importante aclarar que la supresión se refiere al derecho para que se elimine la información personal y la revocatoria quiere decir que se deja sin vigencia la autorización para el tratamiento. Normalmente se ejercerán en un mismo momento. Los mecanismos o procedimientos que Comercializadora Santander S.A.S. establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.